Temas para la mañana en el lugar de trabajo

Las reuniones se han convertido en una necesidad en muchos lugares de trabajo. De hecho, según una encuesta de Fuze en 2014, más del 50 por ciento de los empleados pasan al menos 13 horas por semana en reuniones.

La verdad es que la mayoría de las reuniones no son muy productivas y, de hecho, los asistentes las consideran inútiles. El mismo estudio mostró que el 92 por ciento de los empleados realmente utilizaron las horas de reunión para realizar otras tareas. Obviamente, no pensaron que las reuniones fueran muy importantes.

Sin embargo, hay un tipo de reunión que se distingue de otros tipos. Esta es la reunión de grupo.

Una reunión de grupo es conocida por muchos nombres, incluyendo el portón trasero, la alineación, el turno previo o el stand-up. Quizás la imagen más clara de la reunión es la de un equipo de fútbol o baloncesto que se reúne para hacer una estrategia para el juego y elevar la moral. La reunión de grupo es bastante simple y se caracteriza por su brevedad y precisión en lo que se refiere a llegar al punto. Esta reunión está diseñada para permitir que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Llegan a discutir temas urgentes que necesitan ser discutidos brevemente, y luego vuelven al trabajo. Es una modificación de la reunión tradicional en el sentido de que busca que las reuniones alcancen el propósito para el que fueron diseñadas por primera vez: ayudar a todos a ser más productivos y hacer que los procesos de trabajo avancen más eficientemente. Un grupo de equipo es una alternativa útil a la reunión tradicional. Energiza el lugar de trabajo y hace que todos ahorren tiempo mientras hablan sobre temas importantes.

El formato del grupo típico varía de un equipo a otro. Sin embargo, hay un flujo general que se puede encontrar comúnmente entre la mayoría de ellos:

Primero, el gerente comienza saludando al equipo y les dice cuáles son sus expectativas para el día. Él o ella le dirá al equipo lo que se debe cumplir para el día y también en qué debe centrarse cada miembro del equipo. Una vez que se hacen las prioridades del día, el gerente repasará las prioridades para la semana. Esta lista solo debe incluir las prioridades más importantes y debe ser breve, de lo contrario, el grupo puede convertirse en una reunión larga y aburrida.

Los logros alcanzados por el equipo hasta el momento también deben ser reconocidos. Si algún miembro del equipo se ha destacado especialmente por sus esfuerzos y logros, se les agradece públicamente durante la reunión del equipo.

Las actualizaciones de la compañía también se mencionarán brevemente durante la reunión del equipo. Los empleados tienen la oportunidad de hablar durante la reunión. Se les pedirá que indiquen en qué planean trabajar durante el día y la semana y cuál es su estrategia general para lograr los objetivos de la empresa.

Finalmente, se les pedirá a los empleados que planteen cualquier problema que tengan o que hagan preguntas urgentes. Si la pregunta es de naturaleza compleja o se aplica específicamente a una persona o grupo, entonces se resolverá después de la reunión. El punto de plantearlo durante la reunión es responder a lo que se puede responder rápidamente y decidir qué no se puede tratar de inmediato para que se pueda abordar más adelante.

Tenga en cuenta que este formato no está escrito en piedra. Su grupo matutino debe ser personalizado para su equipo y debe ser lo que funcione. Si el grupo comienza a impedir la productividad, en lugar de mejorarlo según lo previsto, tal vez sería una buena idea cambiar el formato e intentar algo diferente.

¿Por qué es importante un equipo Huddle?

Un grupo de equipo tiene numerosos beneficios:

Le brinda a usted y a su equipo la oportunidad de discutir sus planes, proyectos, iniciativas y políticas, y hacer cualquier pregunta que pueda tener.

Les da a los miembros del equipo un vistazo de lo que se espera de ellos hoy, en oposición al futuro lejano, por lo que les da un sentido de dirección en cuanto a lo que se supone que deben lograr.

Ayuda a dar a todo el equipo un sentido de perspectiva sobre el progreso que ya han logrado individualmente y en conjunto, así como el progreso que necesitan hacer en el futuro.

La reunión del equipo de la mañana es el momento perfecto para poner a todos en la misma onda y darles algo de moral para la jornada laboral que se avecina. Un grupo de equipo ayuda a fomentar un sentimiento de unidad en el equipo.

¿Cómo llevar a cabo efectivamente las reuniones de personal?

Lo primero que debes hacer es hacerte algunas preguntas importantes. De hecho, hay tres preguntas básicas para ayudarlo a descubrir cómo llevar a cabo efectivamente la reunión de la mañana:

  • ¿Con qué frecuencia durante la semana se debe realizar la reunión matutina?
  • ¿Quién asistirá a la reunión de la mañana?
  • ¿Cuánto tiempo durará la madrugada?

Mientras busca respuestas a las preguntas anteriores, debe hacer algunas consideraciones. Debe pensar detenidamente si es importante tener un equipo reunido todas las mañanas. Ya que está buscando la efectividad, un equipo que se reúne cada dos días puede tener tanto sentido como el que se realiza cada mañana. Recuerda que la cantidad de días en una semana que mantienes en un grupo no debe estar marcada en piedra. La consistencia debe variar con la estación particular. Si estás en una temporada ocupada, como la temporada de impuestos, entonces es probable que tengas que apilarte mucho más a menudo. Por otro lado, si la temporada es particularmente lenta, entonces no es necesario que se reúnan con tanta frecuencia y debe centrarse en celebrar menos reuniones pero más largas para planear la dirección de la empresa en su conjunto. Cualquiera que sea la cantidad de días que elija para mantener a su equipo en una semana, debe ser lo más regular posible, al menos para esa temporada. Si está trabajando en un proyecto en particular, tal vez pueda organizar reuniones en grupo todas las mañanas. Sin embargo, a medida que el proyecto llega a su fin, puede revertir a un grupo de trabajo dos o tres veces por semana.

Piense en cómo celebrar reuniones para una empresa con una gran cantidad de empleados. Si los empleados no solo son numerosos sino que también están segmentados en diferentes departamentos, entonces sería una buena idea tener más de un grupo, cada uno en un momento diferente del día y con un departamento diferente. Cuando planifica sus reuniones de esta manera, hace que sea más fácil para todos tener la oportunidad de hablar durante las reuniones. Si trabaja en una empresa de software, por ejemplo, puede organizar diferentes grupos de equipos para el departamento de marketing, el departamento de servicio al cliente y el equipo de ingeniería.

Los grupos de equipos están destinados a mantenerse en el menor tiempo posible y no deben tomar mucho tiempo fuera de la jornada laboral. Todos en tu empresa tienen su propio trabajo que hacer. El objetivo principal de mantener una reunión es asegurarse de que todos estén en la misma página con respecto al trabajo que se espera de ellos. A pesar de eso, un grupo de trabajo no debería tomar demasiado tiempo. Cualquier cosa más allá de los 20 minutos comenzará a sentirse como una reunión mundana y el grupo de equipo agotará la energía del equipo, en lugar de revitalizarlos.

Asegúrese de establecer límites de tiempo en la reunión del equipo y haga todo lo posible para no violar esos límites. Ayuda a no llamar al grupo una "reunión" bajo ninguna circunstancia. Una vez que comienzas a llamarlo una reunión, comienza a sentirse como uno. El objetivo principal de un grupo de trabajo es ser breve y eficaz de manera que enriquezca la productividad de la empresa.

Sé lo más consistente posible en los grupos de tu equipo. Debe tener una hora específica del día en la que se celebrará la reunión del equipo y una duración determinada del tiempo durante el cual se realizará la reunión del equipo. La idea aquí es convertir el grupo en un hábito de su equipo. Sus empleados necesitan saber que habrá una reunión a una hora específica en un día específico y esto ocurre con frecuencia.

En general, el mejor horario es por la mañana. La reunión puede realizarse tan pronto como sus empleados entren a la oficina. También puede esperar aproximadamente una hora después de que todos se hayan acomodado en su trabajo. También puedes sostenerlo justo antes del almuerzo. Cualquiera que sea el momento en que decidas mantenerlo, lo ideal es que sea por la mañana. Manténgalo en cualquier otro momento y el grupo anulará su propio propósito, que es lograr que todos estén en la misma onda sobre lo que se espera de ellos para el próximo día.

¿Qué debería discutir mi equipo en la mañana Huddles?

No hay una lista fija de temas de reuniones diarias que deba discutir para su reunión matutina del equipo de la mañana. Los temas específicos que discuta dependerán obviamente de los aspectos específicos de su empresa. Sin embargo, hay algunas cosas que debes hacer y no hacer que debes observar cuando mantienes a un equipo reunido para mantenerlo relevante.

Todos deberían tener una oportunidad

Debe asegurarse de que todos tengan la oportunidad de hablar durante la reunión del equipo. Permita que todos los miembros del equipo den un breve resumen de lo que están trabajando en el día, el estado de su tarea específica y cualquier obstáculo que puedan enfrentar. Por lo general, esto acercará a su equipo y también ayudará a las personas a sentirse cómodas al hacer preguntas y plantear problemas.

Sin duda, algunos de los miembros de su equipo serán un poco menos habladores que otros. Si la naturaleza del grupo en sí no es suficiente para remediar eso, entonces implemente algún tipo de proceso que asegure que todos hablen, como hacer que todos pongan una palabra en un círculo. Incluso puedes hacer que sea un poco divertido teniendo una pelota que lances a diferentes miembros del equipo. Si la pelota es lanzada a un miembro del equipo, entonces tienen que hablar.

Todo el mundo debería defender el grupo

Un grupo no es mucho si la gente no se pone de pie. En cualquier caso, estar de pie hará que los miembros del equipo estén más alertas. También creará el tipo de presión que necesita para que la reunión sea breve. Nadie quiere estar de pie por más de 15 minutos, y eso es presionarlo. Para que sea cómodo para todos, mantén todo corto y dulce. También debe aclarar lo que el equipo no entiende y asegurarse de que todos estén en la misma página.

No use Huddles para planificar proyectos o llevar a cabo negociaciones

La reunión de la mañana no es el momento para planificar proyectos o negociar. Se trata de la actualidad, por lo que su enfoque principal debe ser los eventos del día. Dicho esto, todavía no hay nada de malo en tocar algunos problemas en curso. Simplemente no profundices. Si realmente lo necesita, entonces programe una reunión para más tarde durante la reunión.

No se desvíe del tema

Debido a que el tiempo debe ser breve, no se desvíe del tema. Puede haber uno o más miembros del equipo que tienden a divagar sobre temas tangenciales a la agenda del grupo. Para evitar tales situaciones, tenga algún tipo de sonido o señal acordada que utilice para decirle a alguien que está desviando el tema. Incluso podría ser un sonido divertido en tu teléfono.