Preguntas difíciles de entrevista para los asistentes ejecutivos

Si bien la mayoría de las entrevistas se centran en aprender acerca de la experiencia, la educación y los antecedentes de un candidato, una entrevista con un asistente ejecutivo tiene otro nivel: la competencia detallada, la confidencialidad y el tacto. Plantear preguntas hipotéticas difíciles para entrevistar a los candidatos lo ayudará a comprender mejor su capacidad para asumir las tareas más críticas de nivel ejecutivo.

Preguntas introductorias generales

Es una buena idea sentar las bases para las preguntas difíciles de la entrevista haciendo preguntas típicas de "conocerlo" acerca de las credenciales educativas, así como su experiencia en el trabajo para ejecutivos de nivel superior. Pregunte acerca de la duración del empleo, y por qué la solicitante dejó sus puestos anteriores. Esto le ayudará a evaluar qué tan bien maneja el estrés, y si existen factores atenuantes que podrían aumentar las señales de alerta; por ejemplo, si el solicitante no puede manejar frustraciones, plazos ajustados o tareas múltiples y simultáneas.

Confidencialidad

A un asistente ejecutivo a menudo se le asignan responsabilidades que involucran un cierto grado de confidencialidad. Es posible que la asistente ejecutiva necesite usar tarjetas de crédito para que pueda hacer los arreglos de viaje, puede que tenga que ver el correo electrónico personal y la correspondencia, o que deba tomar minutos en reuniones que tengan temas delicados. Haga preguntas relacionadas con la forma en que el solicitante manejará este tipo de responsabilidad:

  1. ¿Qué tipo de información considera que es altamente sensible o confidencial?

  2. ¿Cómo maneja los archivos de computadora, correos electrónicos o impresiones que contienen información confidencial o patentada?

  3. Si un colega le preguntara sobre un rumor de oficina sobre su jefe, ¿cómo respondería?

Comunicación

Los asistentes ejecutivos necesitan habilidades de comunicación sólidas y de alto nivel para que ella lo represente a usted y a la empresa, tanto interna como externamente. Además de tener habilidades excepcionales de escritura y etiqueta telefónica, el solicitante también debe poder ser asertivo cuando sea necesario, acomodarse cuando sea necesario y profesional en todo momento. Aquí hay algunas preguntas difíciles para plantear:

  1. Hábleme de un momento en que trató con un cliente frustrante y beligerante que no aceptaría un "No" por respuesta.

  2. Explique cómo rechazar una solicitud de reunión en nombre de su jefe.

  3. Si su jefe le pide que intente conseguir una cita con un ejecutivo de difícil acceso, describa cómo hace para que eso suceda.

Multitarea

Un asistente ejecutivo se encarga no solo de realizar múltiples tareas, sino también de averiguar cómo priorizar las tareas en lo que puede ser un entorno laboral que cambia rápidamente. Para saber cómo hace malabares con la programación, hágale estas preguntas:

  1. Si se le pide al ejecutivo que apoya que participe en dos compromisos de alto nivel al mismo tiempo, ¿cómo hace malabarismos con el programa para acomodar ambas solicitudes?

  2. Si una reunión de la junta dura mucho tiempo y su jefe llega tarde a otra cita en el otro lado de la ciudad, ¿cómo se las arregla para asegurarse de que cumpla con ambas obligaciones?

  3. Si tiene que devolver 12 llamadas telefónicas, ¿cómo prioriza el orden en el que abordarlas?

Ambiente acelerado

Las habilidades organizativas son críticas para un asistente ejecutivo en un entorno de trabajo acelerado. Aprenda qué tan bien manejan el estrés sus candidatos, haciendo las siguientes consultas:

  1. Hábleme de un momento en que se sintió abrumado en el trabajo y de cómo se recuperó.

  2. Explique cómo maneja los plazos inminentes cuando aparece un proyecto de emergencia que requiere atención inmediata.

  3. Describe las formas más efectivas en las que te has organizado para ayudarte a mantenerte al tanto de las prioridades competitivas del lugar de trabajo.

Disponibilidad y flexibilidad

Pocos ejecutivos trabajan en una jornada laboral típica de 8 horas, por lo que a menudo se espera que los asistentes ejecutivos también estén disponibles para trabajar fuera del horario laboral habitual. Para tener una idea de si un candidato está abierto a este tipo de programación, pregunte lo siguiente:

  1. ¿Cuál es su filosofía sobre trabajar ocasionalmente desde casa, como por la noche o los fines de semana?

  2. Dime qué tan flexible es tu horario.

  3. Discuta un momento en el que sintió que se le pidió que hiciera demasiado fuera del entorno laboral típico, y cómo manejó la solicitud.

Por supuesto, habrá problemas específicos para su negocio o industria que podría plantear a los candidatos a asistente ejecutivo. Para obtener los mejores resultados, haga preguntas abiertas que permitan a los candidatos elaborar su enfoque, estilo o metodología operativa, o solicitar ejemplos de cómo han manejado situaciones similares en el pasado.