¿Qué son las habilidades de MS Office?

El conjunto de productos de productividad de Microsoft, conocido como Office o MS Office, es un componente de las empresas de todo el mundo. El paquete Office incluye Word, un programa de procesamiento de textos; Excel, un programa de hoja de cálculo financiera; Access, un programa de base de datos; Editor, para la edición de escritorio; PowerPoint, un programa para crear presentaciones; Outlook, un programa para correo electrónico y programación; OneNote, para mantener tus notas organizadas; e InfoPath, una aplicación para rastrear la información a medida que pasa a través de las otras aplicaciones y de la empresa. Saber cómo usar MS Office es esencial en muchas empresas, y puede requerir habilidades desde básicas a avanzadas en un puesto de trabajo para garantizar que los empleados potenciales estén equipados para administrar el trabajo.

Tareas basicas

Las habilidades básicas para la mayoría de los trabajos de oficina incluyen la capacidad de abrir, crear, guardar y modificar documentos en Word, enviar y recibir correos electrónicos en Outlook y crear hojas de cálculo en Excel. Para cualquiera de estos programas, los candidatos también deben saber cómo dar formato a los documentos para imprimir, estar cómodos utilizando el menú de la impresora para obtener una vista previa de los documentos antes de imprimirlos e imprimir las páginas. Word es el programa más utilizado en MS Office, por lo que el conocimiento sobre cómo cambiar la fuente, los márgenes, insertar o eliminar páginas y usar el corrector ortográfico y la revisión de gramática integrados deben formar parte de un conjunto de habilidades básicas.

Tareas intermedias

Muchas de las tareas comunes en el funcionamiento diario de una oficina van más allá de las habilidades básicas de MS Office, como el uso de Combinar correspondencia en Word para personalizar las cartas comerciales de una lista de correo completa o la creación de carteles y otros documentos con gráficos cargados en Publisher. Crear presentaciones de diapositivas en PowerPoint es una tarea de nivel intermedio que se usa a menudo en la oficina. En este nivel, los empleados deben saber cómo crear fórmulas en Excel para calcular los resultados deseados, como comisiones de ventas o impuestos, y algunos empleados de oficina usan Excel en lugar de Access para crear listas de clientes u otra información. Las habilidades intermedias para Outlook incluyen saber cómo crear libretas de direcciones y configurar respuestas automáticas para cuando esté fuera de la oficina o de vacaciones.

Tareas Avanzadas

Saber cómo usar OneNote e InfoPath puede considerarse conocimiento avanzado o especializado según el lugar de trabajo. La capacidad de un empleado para manejar estos programas, junto con la capacidad de importar y exportar información en todas las aplicaciones de MS Office, es una ventaja para cualquier empleador. Crear bases de datos en Access es más complejo que ingresar una lista simple en Excel. El conjunto de habilidades avanzadas también incluye el uso de Excel para formularios financieros personalizados, el uso de gráficos y el seguimiento de cambios entre documentos compartidos en Word y la personalización de presentaciones en PowerPoint.

Formación

Muchas compañías ofrecen capacitación interna, especialmente para que los trabajadores puedan aprender qué métodos y características prefiere el negocio. La capacitación también se ofrece a través del sitio web de Microsoft, y la compañía tiene un registro de certificación que incluye capacitación, libros y pruebas en línea para que los usuarios puedan convertirse en Especialistas de Microsoft Office o en Maestros de Microsoft Office Specialist.