¿Qué es un recibo de caja chica y quién debe firmarlo?

Un fondo de caja chica puede ayudarlo a desembolsar dinero fácilmente a los empleados por pequeños gastos; También le ofrece una pequeña reserva cuando necesita comprar suministros y artículos similares. Aunque los fondos de caja chica suelen ser pequeños, el dinero que retira puede acumularse en el transcurso de varios meses, y un recibo de caja chica le ayuda a rastrear cómo se está utilizando el dinero.

Su fondo de caja chica

La caja chica, tal como su nombre lo indica, es para pequeñas cantidades de dinero y pequeños gastos. Los gastos más grandes son más fáciles de rastrear con un cheque o tarjeta de débito, por lo que es una buena idea mantener su fondo de caja chica en aproximadamente $ 100. Use la caja chica para cubrir gastos inesperados y repentinos, como gasolina para los viajes de los empleados, una comida para un cliente o pequeñas cantidades de suministros de oficina.

Gestión de recibos

Cada monto en dólares, sin importar cuán pequeño sea, se deduce de un recibo. Seleccione una persona para que sea el contable o el custodio de caja chica, y asegúrese de que esta persona emita los recibos por cada desembolso de efectivo. Debe revisar regularmente los registros de recibos para asegurarse de que se administre la caja chica solo cuando sea necesario.

Obtener la firma correcta

El custodio de caja chica debe firmar el recibo para indicar que autorizó los fondos. Sin embargo, también debe hacer que el destinatario firme el recibo. Esto hace que sea más fácil seguir el rastro del papel si hay una disputa sobre la cantidad dispensada de caja chica o el propósito para el que se usó.

Problemas contables

Mantener registros meticulosos puede ayudarlo cuando sea el momento de declarar impuestos. Podrá anotar, por ejemplo, la cantidad de dinero que ha desembolsado para cubrir los gastos de oficina o las comidas de los empleados. También podrá reconocer rápidamente las discrepancias o la mala gestión de los fondos. Si sus recibos indican que debería haber más dinero en el fondo, esto podría indicar que no está haciendo un seguimiento de todos los desembolsos o que alguien está robando dinero.