¿Qué es una solicitud de acción preventiva?

Cuando ve un problema potencial en su negocio, puede emitir una solicitud de acción preventiva que alerta a la compañía sobre los problemas antes de que ocurran. Se puede utilizar una solicitud de acción preventiva, o PAR, para prevenir un accidente o un problema de personal en cualquier oficina o negocio de producción. La solicitud de acción preventiva no está diseñada para corregir un problema. En su lugar, se utiliza para documentar posibles pasivos.

Métodos

Se utilizan varios métodos para hacer un seguimiento cuando recibe una solicitud de acción preventiva de un empleado. Puede detener la producción y buscar la fuente del problema potencial, hablar con las partes involucradas o mantener la vigilancia para reconocer la preocupación cuando y si surge. El PAR prevé los peores escenarios y alerta a los líderes de la empresa para que encuentren la fuente del problema y lo detengan antes de que ocurra. Las corridas de prueba de las líneas de producción pueden revelar el problema. Las encuestas de clientes o la supervisión constante de las facturas pueden producir inconsistencias que no había notado antes de recibir una solicitud. Las revisiones regulares de los empleados y una cultura de comunicación abierta alientan a los empleados a responsabilizarse de informar los problemas potenciales a medida que los ven.

Consideraciones

Una solicitud de acción de prevención se ocupa de problemas que aún no se han producido. Como tal, es un intento positivo y deliberado de prever problemas y ejecutar un plan para mitigar los riesgos. Los puntos débiles en sus sistemas o en una línea de productos se resaltan y abordan. Puede emitir una solicitud de acción preventiva para sus empleados, o un empleado de primera línea puede crear un PAR que tenga la ventaja de ver de primera mano lo que podría suceder si no se abordan varios problemas. Debe desarrollar un formulario estándar que los empleados puedan usar para que se considere una solicitud de acción preventiva.

Producción

Una solicitud de acción preventiva puede ser iniciada por la gerencia, el personal o los consultores externos que revisan sus procesos de negocios. Una auditoría interna de sus prácticas comerciales y de producción a menudo presenta problemas potenciales que deberían conducir al desarrollo de una solicitud de acción preventiva. Si bien un PAR se usa idealmente para prevenir un accidente o problema, también podría resultar en un ahorro de tiempo o dinero. Un PAR también puede servir como una señal de advertencia para evitar problemas que podrían dañar su reputación o dar lugar a problemas de incumplimiento.

Desarrollo

Debe existir una cadena de mando para tratar y rastrear las solicitudes de acción preventiva. Un funcionario de control de calidad o su gerente de recursos humanos son los más adecuados para monitorear el progreso de cada informe y dar seguimiento a la respuesta de la compañía. Una vez que se aborda un PAR, se deben conservar las copias y registrar los resultados. El originador de la solicitud puede o no estar involucrado en la investigación posterior, pero debe informarse de los resultados. Algunas compañías ofrecen recompensas a los empleados que inician resultados positivos de las solicitudes de acción preventiva, y se recomienda a los empleados que informen sobre problemas potenciales cada vez que los vean.