¿Qué es el ingreso de gastos de reembolso?

Si viaja por negocios o trabaja en casa para una empresa, su empleador puede reembolsarle los gastos de su negocio. Dependiendo de cómo reciba los reembolsos, puede incurrir en una obligación tributaria por el dinero que recibe. El Servicio de Impuestos Internos reconoce numerosos acuerdos de reembolso comunes, y cada tipo de acuerdo tiene sus propios requisitos de informe. Si bien el IRS requiere que informe ciertos reembolsos como ingresos, también le permite tomar deducciones de impuestos para ciertos tipos de gastos.

Gastos de gastos

Las empresas a menudo pagan asignaciones de gastos a ciertos empleados como parte de su pago regular. Por ejemplo, un empleador puede pagarle un salario mensual de $ 6, 000, más $ 2, 000 adicionales para gastos tales como una oficina en casa o gastos de alojamiento y comida cuando viaja. En tales casos, el empleador generalmente le exige que pague sus propios gastos comerciales, sin presentar un informe de gastos para el reembolso. Si recibe una asignación regular de esta manera, debe declarar su asignación de gastos como ingresos. Sin embargo, el IRS le permite tomar deducciones de impuestos para ciertos gastos relacionados con el negocio, como los costos de una oficina en casa, alojamiento, transporte, comidas y entretenimiento.

Planes responsables

Si recibe reembolsos de gastos comerciales bajo un plan contable, por lo general no necesita declarar el dinero que recibe como ingreso. Para que su plan de reembolso califique como un plan responsable, debe informar los gastos relacionados con el negocio a su empleador; su empleador solo debe reembolsarle el costo real de sus gastos; y debe devolver a su empleador cualquier fondo que exceda sus costos reales relacionados con el negocio. Si el acuerdo de reembolso de su compañía cumple con todos los requisitos del plan de rendición de cuentas del IRS y usted cumple con los términos del plan, la compañía generalmente no informará los reembolsos como ingresos en su Formulario W-2 y usted no necesita informar los pagos.

Planes no responsables

El IRS considera cualquier acuerdo de reembolso que no cumpla con los requisitos de un plan contable como un plan no contable. Por ejemplo, si recibe reembolsos de viaje que exceden sus costos reales, el IRS considera que dicho acuerdo no es un plan contable. Las compañías que utilizan planes no responsables deben informar sus reembolsos como ingresos en su Formulario W-2. Si recibe reembolsos bajo un plan no responsable, debe declarar el dinero que recibe como ingreso. Sin embargo, el IRS le permite deducir gastos relacionados con el negocio, como ciertos costos de transporte, viajes y entretenimiento. En ciertos casos, una compañía puede reducir sus ingresos imponibles en su Formulario W-2 como una forma de reembolsarle los gastos. El IRS también considera este tipo de acuerdo como un plan no responsable.

Reembolsos para trabajadores por cuenta propia

Si trabaja como contratista, debe informar todos los gastos relacionados con el negocio a su cliente para evitar la responsabilidad fiscal. Los empleadores generalmente reportan todos los fondos pagados a los contratistas como ingresos, utilizando el Formulario 1099-MISC. Si no proporciona un informe de sus gastos a su cliente, puede ser difícil calificar para una deducción de impuestos para sus gastos. Si proporciona una contabilidad adecuada de sus gastos a su cliente, puede tomar una deducción de impuestos para los gastos relacionados con el negocio permitidos por el IRS. Sin embargo, en ciertos casos, solo puede realizar una deducción parcial para ciertos tipos de gastos, como los gastos de entretenimiento y comidas.