¿Por qué son importantes las políticas y los procedimientos para la planificación de la sucesión?

Las políticas y procedimientos, o la documentación que describe la estructura organizativa y operativa de una empresa, son esenciales para la salud de una empresa. Son particularmente importantes cuando se lleva a cabo la planificación de la sucesión, el proceso en el que se identifica un sucesor para un puesto clave. Las políticas y los procedimientos no solo identifican a los sucesores, sino que establecen objetivos y procesos a largo plazo mediante la creación de una estructura a través de reglas y pautas, lo que facilita la transición de la sucesión.

Trayendo Estructura

Las políticas y procedimientos bien escritos traen estructura a cualquier negocio, sin importar el tamaño. "Los clientes están tratando de abordar esto al iniciar un negocio. Se basa en la confianza", dijo Terry Schillaci, socio gerente de Tatum, una firma de servicios ejecutivos en Houston. Al crear políticas y procedimientos, las compañías "saben cuáles son las reglas" y cómo medir el éxito o el fracaso de un proceso operativo, incluida la planificación de la sucesión, dijo. Las políticas y los procedimientos preparan a las empresas para preparar personal con menos experiencia para garantizar que las posiciones de administración esenciales se mantengan ocupadas cuando alguien se retire.

Aprovechando el capital humano

Para los propietarios de pequeñas empresas, estos planes aseguran que "aproveche a sus individuos para su propio éxito", dijo Schillaci. "Retienes a personas que son buenas cuando tienes estructura. Si no tienes estructura, no retendrás buenas personas. Retendrás a personas que gustan del caos". Para aprovechar su capital humano, debe contar con el apoyo del equipo ejecutivo para implementar las políticas y los procedimientos y llevar a cabo esos planes cuando se produzca la rotación. Se debe realizar una evaluación de las habilidades y conocimientos de los empleados actuales.

Éxito operacional

Shillaci sugiere que las pequeñas empresas obtengan ayuda para crear políticas y procedimientos que las preparen para el éxito operativo durante un proceso de sucesión. Normalmente, las pequeñas empresas "no tienen el liderazgo financiero" y necesitan la ayuda de una empresa para crear sistemas de control. Además, la evaluación comparativa externa, o el examen de los mercados de contratación externa, también puede ayudar a la compañía a evaluar qué posiciones clave pueden abrirse en el futuro y crear procedimientos operativos para prepararse para la rotación.

Gestión de riesgos

Según la Oficina del Auditor del Estado de Texas, "el propósito de la planificación de la sucesión es preparar a una agencia para los riesgos asociados con la pérdida de conocimiento planificada o no planificada que es crítica para el éxito de la agencia". De nuevo, la evaluación comparativa externa puede evaluar el riesgo de perder dijo Schillaci, una persona clave que desempeña un papel crítico y puede mitigar los daños causados ​​por la rotación. Las pequeñas empresas también deben averiguar quiénes serán los ejecutivos que tendrán éxito para minimizar los efectos fiscales de la transición.

Cumplimiento y Control

Al garantizar que existen políticas y procedimientos para la planificación de la sucesión, las empresas también pueden garantizar que cumplen con las normas y pautas reglamentarias. Por ejemplo, la documentación es requerida por muchos lineamientos tales como el Sistema de Gestión de Calidad ISO 9000, Contabilidad y Finanzas de Sarbanes Oxley, o Buenas Prácticas de Fabricación para la Administración de Alimentos y Medicamentos. Pero, esencialmente, las políticas y procedimientos de sucesión deben abordar el control, en lugar de simplemente cumplir con las reglas. De acuerdo con BizManualz, estas políticas son dinámicas y permiten que los cambios crezcan con la empresa.